ERP-Einführung im Mittelstand: Was Anbieter nicht sagen

ERP-Einführungsprojekte gehören zu den teuersten und riskantesten IT-Investitionen, die ein Mittelständler tätigt. Und sie scheitern häufiger als die meisten Anbieter zugeben möchten: Studien sprechen von 50–75 % der Projekte, die Budgets oder Zeitpläne um mehr als 50 % überschreiten. Ein erheblicher Anteil wird nie vollständig produktiv gesetzt.

Dieser Beitrag beschreibt, was in ERP-Projekten typischerweise schiefläuft – und welche Informationen in der Vertriebsphase systematisch verschwiegen oder verharmlost werden.

Warum ERP-Projekte scheitern: Die ehrliche Bilanz

Wenn ERP-Projekte scheitern, liegt es selten an der Technologie. Das ERP-System selbst funktioniert – es tut das, was es tun soll. Das Problem ist die Lücke zwischen dem, was das System kann, und dem, was das Unternehmen braucht und bereit ist zu ändern.

Die drei häufigsten Ursachen für ERP-Projektmisserfolge:

1. Prozesse wurden nicht vor der Einführung bereinigt. Ein ERP-System digitalisiert Prozesse – aber wenn die Prozesse schlecht sind, digitalisiert man schlechte Prozesse. Das typische Resultat: Die alten Excel-Tabellen laufen weiter neben dem ERP, weil "das System das nicht kann" – was in Wirklichkeit heißt: "Wir haben unsere Prozesse nie angepasst."
2. Datenqualität wurde unterschätzt. Eine ERP-Migration ist immer auch eine Datenmigration. Kunden-, Artikel- und Stücklistendaten aus zehn Jahre alten Altsystemen sind selten sauber. Die Bereinigung kostet Wochen bis Monate – die in keinem Projektplan stehen.
3. Fehlende interne Projektkapazität. ERP-Einführungen erfordern erhebliche interne Ressourcen: Schlüsselpersonen aus allen betroffenen Abteilungen, die das Projekt aktiv mitgestalten. Das Tagesgeschäft läuft währenddessen weiter. Die Folge: Entweder das Projekt leidet unter mangelnder interner Mitarbeit, oder das Tagesgeschäft leidet – oft beides.

Was Anbieter in der Vertriebsphase nicht sagen

"Die Einführung dauert doppelt so lang wie versprochen."

Anbieter neigen dazu, realistische Projektzeiträume in der Vertriebsphase zu schönen – bewusst oder unbewusst. Typische Versprechen: "Wir sind in 6 Monaten live." Typische Realität: 12–18 Monate für mittelständische Projekte mit mehreren Modulen und Schnittstellen. Nach Vertragsabschluss ist das Vertriebsteam weg und das Projektteam übernimmt – oft mit anderem Zeitverständnis.

"Customizing kostet mehr als die Lizenz."

ERP-Systeme sind auf branchenspezifische Standardprozesse ausgelegt. Je mehr Ihr Unternehmen von diesen Standardprozessen abweicht, desto mehr Customizing ist nötig – und Customizing ist teuer, wartungsintensiv und häuft technische Schulden an. Anbieter reden in der Vertriebsphase ungern über Customizing-Kosten, weil sie das Angebot unattraktiv machen.

"Ihre Mitarbeiter werden Wochen brauchen, bis sie produktiv sind."

Der Produktivitätsverlust in den ersten drei bis sechs Monaten nach Go-live ist real und erheblich. Benutzer, die jahrelang mit Excel und einem alten System gearbeitet haben, brauchen Zeit, um eine neue Oberfläche und neue Prozesse zu internalisieren. Das betrifft nicht nur die Bedienung, sondern auch das Prozessverständnis – "Warum muss ich das jetzt so eingeben?"

Die Hidden Costs eines ERP-Projekts

Folgende Kosten fehlen regelmäßig in ERP-Projektbudgets:

• Datenmigration und -bereinigung: Typisch 15–25 % der Gesamtprojektkosten. Nicht im Angebot enthalten.
• Schnittstellenentwicklung: Anbindung an Maschinen, Webshop, Logistikpartner, Banksysteme. Wird häufig als "wenige Tage Aufwand" dargestellt – tatsächlich oft 20–40 Projekttage.
• Interne Personalkosten: Key User aus den Fachabteilungen verbringen während des Projekts 20–40 % ihrer Arbeitszeit im Projekt. Dieser Aufwand wird selten kalkuliert.
• Schulung und Change Management: Professionelle Schulungen für alle Nutzergruppen, Erstellung von Schulungsunterlagen, Begleitung der Produktivphase.
• Post-Go-live-Stabilisierung: Die ersten drei Monate nach Go-live erfordern intensiven Support. Viele Anbieter rechnen diesen nach Time & Material ab.

So bereiten Sie sich besser vor

Wer ein ERP-Projekt plant, sollte vor Vertragsabschluss folgende Fragen klären:

1. Referenzkunden aus Ihrer Branche sprechen. Nicht die vom Anbieter genannten – fordern Sie eigene Recherche und direkte Gespräche ohne Anbieterbegleitung.
2. Datenmigration separat beauftragen. Lassen Sie eine unabhängige Analyse Ihrer Datenbasis durchführen, bevor Sie einen Zeitplan fixieren.
3. Interne Projektressourcen sicherstellen. Benennen Sie einen internen Projektleiter mit echter Entscheidungsbefugnis und definierter Zeitkapazität (mindestens 40 % für das Projekt).
4. Prozesse vorab dokumentieren. Eine Prozesslandkarte aller betroffenen Bereiche vor Projektstart spart Zeit und Geld – und zeigt, welche Prozesse bereinigt werden müssen, bevor das ERP sie abbildet.
5. Vertraglich fixierten Scope und Change-Request-Prozess vereinbaren. Was ist im Festpreis enthalten? Wie werden Änderungen bewertet und genehmigt?

Fazit

ERP-Einführungen können transformativ sein – wenn sie gut vorbereitet und realistisch geplant werden. Die wichtigste Maßnahme ist, Anbieterversprechen kritisch zu hinterfragen und eigene Referenzen zu recherchieren. Ein ERP-Projekt ist ein Unternehmensprojekt, kein IT-Projekt. Es scheitert nicht an der Software – es scheitert an Prozessen, Daten und Menschen. Wer das von Anfang an versteht, hat die bessere Ausgangslage.